Adressdatenbank
Warum eine gepflegte Adressdatenbank für einen Vertrieb wichtig ist
Eine umfassende Adressdatenbank ist praktisch für alle Vertriebe von zentraler Bedeutung. Es gilt jedoch einige wichtige Aspekte zu beachten, um von den vielfältigen Vorteilen einer großen Adressdatenbank profitieren zu können. Dabei ist die regelmäßige Pflege der zugehörigen Daten der entscheidende Faktor.
Die Vorteile der zentralisierten Datenablage im Detail
Sie sollten einem optimierten Adressmanagement einen hohen Stellenwert beimessen, wenn Sie die effiziente Arbeitsweise eines Vertriebs langfristig sicherstellen möchten. Ein besonders wichtiger Teilschritt der professionellen Adressdatenpflege ist die Zentralisierung. Leider ist es in vielen Betrieben üblich, dass die gesammelten Kundendaten in verschiedenen Programmen archiviert werden. So befinden sich die zugehörigen Stammdaten zum Beispiel verteilt auf Outlook-Kontaktordner, Excel-Tabellen und andere Speichermöglichkeiten. Damit ein Vertrieb die zusammengetragenen Datensätze aber wirklich sinnvoll und zielorientiert nutzen kann, ist eine zentrale Ablage unverzichtbar. Durch die Verwendung eines speziellen Softwaresystems, das sich um die ganzheitliche Adressdatenpflege kümmert, kann die vorteilhafte Zentralisierung ohne großen Zeitaufwand realisiert werden. Bei der Zusammenführung der unterschiedlichen Datenquellen kommen so genannte Dublettenfinder zum Einsatz. Durch den Dublettenabgleich wird sichergestellt, dass keine Adressdaten doppelt gespeichert werden, wodurch das benötigte Speichervolumen auf ein Minimum reduziert werden kann.
Strukturierte Datensätze ermöglichen zielorientierten Kundenkontakt
Des Weiteren profitieren Sie durch die umfassende Adressdatenpflege von einer übersichtlichen Struktur. Die Strukturierung Ihrer Adressdaten ermöglicht eine vereinfachte Analyse jedes einzelnen Kunden. Die Strukturierung kann zum Beispiel eine Unterteilung in die Kontakthistorie, geplante Aktivitäten und die allgemeinen Stammdaten beinhalten. Die Stammdaten umfassen unter anderem die Anschrift, die Telefonnummer und weitere grundlegende Angaben. Die Kontakthistorie ist hingegen als eine Art Rückblick auf zurückliegende Aktivitäten zu verstehen. Hier werden Dokumente zum Schriftverkehr sowie die Bestellhistorie des jeweiligen Kunden abgelegt. Ergänzend können zukünftige Aktivitäten aufgelistet werden, um die Planung neuer Touchpoints mit dem entsprechenden Kontakt übersichtlich festzuhalten. Ein Softwaresystem, das eine entsprechende Strukturierung Ihrer ganz individuellen Adressdatenbank vornimmt, ist demzufolge eine gute Basis, um das Potenzial der gesammelten Zahlen und Fakten voll ausschöpfen zu können.
Aktuelle Daten als Grundlage aller Überlegungen
Die umfangreichste Adressdatenbank wird Ihnen wenig nutzen, wenn die zugehörigen Informationen nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. So ist die Aktualität Ihrer Adressdaten sowohl für den Vertrieb als auch für die Neukundengewinnung von großer Wichtigkeit. Ein Softwaresystem kann bei der Adressvalidierung die passende Lösung sein, um Daten immer auf dem neusten Stand zu halten. Die regelmäßige Aktualisierung können Sie individuell anpassen. Dementsprechend kontrolliert die Software die Adressdaten in einem von Ihnen vorgegebenen Zeitintervall. Eventuell notwendige Änderungen werden komplett automatisch vorgenommen, sodass Sie sich nicht weiter um diese Aufgabe kümmern müssen.
Abschließende Hinweise
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Sie einer gepflegten Adressdatenbank eine hohe Priorität beimessen sollten, um die wirtschaftliche Profitabilität Ihres Vertriebs auf Dauer sicherstellen zu können. So können zum Beispiel sämtliche Marketingmaßnahmen dank professionell gepflegter Datensätze wesentlich effektiver umgesetzt werden. Darüber hinaus geht die einmalige Ritualisierung neuer Strukturen in Bezug auf die Adressdatenpflege mit langfristigen Vorteilen für den direkten Kundenkontakt einher. Die Verwendung eines speziellen Softwaresystems bzw. Dienstleisters macht sich bereits kurzfristig bezahlt. Eine Vielzahl von Arbeitsschritten läuft dabei vollkommen automatisiert ab. Zu diesen Abläufen zählen zum Beispiel Existenzprüfungen, Bonitätsabfragen sowie die Überprüfung der telefonischen Erreichbarkeit.
